وظایف روابط عمومی در برگزاری نمایشگاه

«مدرسه روابط عمومی»-روابط عمومی نقشی حیاتی در موفقیت هر نمایشگاهی ایفا می‌کند. دکتر عادل میرشاهی، متخصص روابط عمومی معتقد است که روابط عمومی ها باید از استانداردهای روابط عمومی برای رسیدن به نتایج مشخص استفاده کنند. او برای نمایشگاه و حضور نمایشگاهی روابط عمومی استاندادرها را به این شکل تعریف می کند. وی می نویسد: وظایف اصلی روابط عمومی در برگزاری نمایشگاه عبارتند از:

قبل از نمایشگاه:

• برنامه‌ریزی و تدوین استراتژی روابط عمومی: روابط عمومی باید با همکاری سایر بخش‌های درگیر در نمایشگاه، یک استراتژی جامع روابط عمومی برای نمایشگاه تدوین کند. این استراتژی باید شامل اهداف، مخاطبان، پیام‌ها و برنامه‌های عملیاتی باشد.
• ایجاد و مدیریت برند نمایشگاه: روابط عمومی باید برای نمایشگاه یک برند قوی ایجاد کند و آن را به طور موثر به مخاطبان هدف معرفی کند. این کار می‌تواند از طریق طراحی لوگو، شعار و سایر عناصر هویتی برند، و همچنین تولید و انتشار محتوای جذاب و آموزنده انجام شود.
• برقراری ارتباط با رسانه‌ها: روابط عمومی باید قبل از نمایشگاه با رسانه‌ها تماس برقرار کند و آنها را در جریان اخبار و رویدادهای مربوط به نمایشگاه قرار دهد. این کار می‌تواند از طریق ارسال بیانیه‌های مطبوعاتی، برگزاری کنفرانس‌های مطبوعاتی و مصاحبه با خبرنگاران انجام شود.
• ایجاد و مدیریت وب سایت و رسانه‌های اجتماعی نمایشگاه: روابط عمومی باید یک وب سایت و صفحات رسانه‌های اجتماعی برای نمایشگاه ایجاد کند و آنها را به طور منظم با محتوای تازه و جذاب به روز نگه دارد. این وب سایت و صفحات رسانه‌های اجتماعی باید به عنوان منابع اصلی اطلاعات برای مخاطبان در مورد نمایشگاه عمل کنند.
• جذب غرفه‌داران: روابط عمومی باید برای جذب غرفه‌داران به نمایشگاه تلاش کند. این کار می‌تواند از طریق بازاریابی مستقیم، شرکت در رویدادهای تجاری و ارسال دعوتنامه برای غرفه‌داران بالقوه انجام شود.
• برنامه‌ریزی و اجرای رویدادهای پیش‌نمایش: روابط عمومی می‌تواند قبل از نمایشگاه رویدادهای پیش‌نمایش را برای ایجاد هیجان و جلب توجه به نمایشگاه برگزار کند. این رویدادها می‌توانند شامل سمینارها، وبینارها و جلسات پرسش و پاسخ باشند.

حین نمایشگاه:

1. استقبال از بازدیدکنندگان و غرفه‌داران: روابط عمومی باید از بازدیدکنندگان و غرفه‌داران در نمایشگاه استقبال کند و به آنها در یافتن اطلاعات و منابع مورد نیازشان کمک کند.
2. مدیریت رسانه‌ها: روابط عمومی باید در طول نمایشگاه با رسانه‌ها در ارتباط باشد و آنها را در جریان اخبار و رویدادهای مهم قرار دهد. این کار می‌تواند از طریق برگزاری کنفرانس‌های مطبوعاتی، مصاحبه با غرفه‌داران و بازدیدکنندگان، و توزیع بیانیه‌های مطبوعاتی انجام شود.
3. مدیریت شبکه‌های اجتماعی: روابط عمومی باید در طول نمایشگاه به طور فعال در شبکه‌های اجتماعی فعالیت کند و محتوای جذاب و مرتبط با نمایشگاه را به اشتراک بگذارد. این کار به افزایش آگاهی از برند نمایشگاه و جذب مخاطبان جدید کمک می‌کند.
4. برگزاری رویدادها و فعالیت‌های ویژه: روابط عمومی می‌تواند در طول نمایشگاه رویدادها و فعالیت‌های ویژه‌ای را برای سرگرم کردن و جذب بازدیدکنندگان برگزار کند. این رویدادها می‌توانند شامل سخنرانی‌ها، نمایش‌ها، مسابقات و نظرسنجی‌ها باشند.
5. جمع‌آوری بازخورد: روابط عمومی باید در طول نمایشگاه از بازدیدکنندگان و غرفه‌داران بازخورد جمع‌آوری کند. این بازخورد می‌تواند برای بهبود نمایشگاه‌های آینده استفاده شود.

بعد از نمایشگاه:

• ارزیابی نتایج: روابط عمومی باید نتایج نمایشگاه را ارزیابی کند و ببیند که آیا به اهداف تعیین شده در استراتژی روابط عمومی دست یافته است یا خیر. این ارزیابی باید شامل بررسی بازخورد بازدیدکنندگان و غرفه‌داران، پوشش رسانه‌ای و سایر شاخص‌های کلیدی عملکرد باشد.
• گزارش نهایی: روابط عمومی باید یک گزارش نهایی در مورد فعالیت‌های خود در طول نمایشگاه تهیه کند. این گزارش باید شامل خلاصه‌ای از فعالیت‌های انجام شده، نتایج به دست آمده و درس‌آموخته‌ها باشد.
• حفظ ارتباط با غرفه‌داران و بازدیدکنندگان: روابط عمومی باید پس از نمایشگاه با غرفه‌داران و بازدیدکنندگان در ارتباط بماند و آنها را از اخبار و رویدادهای مربوط به نمایشگاه‌های آینده مطلع کند.

دکتر عادل میرشاهی، اما همچنین معتقد است: نقش روابط عمومی در نمایشگاه‌ها فراتر از وظایف ذکر شده در بالا است. در واقع، روابط عمومی می‌تواند در تمام مراحل برگزاری نمایشگاه، از ایده اولیه تا ارزیابی نهایی، نقشی کلیدی ایفا کند. برخی از مزایای استفاده از روابط عمومی در برگزاری نمایشگاه عبارتند از:

1. افزایش آگاهی از برند: روابط عمومی می‌تواند به افزایش آگاهی از برند نمایشگاه در میان مخاطبان هدف کمک کند. این کار از طریق بازاریابی، تبلیغات و انتشار محتوای جذاب و آموزنده انجام می‌شود.
2. جذب غرفه‌داران: روابط عمومی می‌تواند به جذب غرفه‌داران به نمایشگاه کمک کند. این کار از طریق بازاریابی مستقیم، شرکت در رویدادهای تجاری و ارسال دعوتنامه برای غرفه‌داران بالقوه انجام می‌شود.
3. افزایش تعداد بازدیدکنندگان: روابط عمومی می‌تواند به افزایش تعداد بازدیدکنندگان نمایشگاه کمک کند. این کار از طریق بازاریابی، تبلیغات و تشویق رسانه‌ها به پوشش اخبار نمایشگاه انجام می‌شود.
4. ایجاد تجربه‌ای مثبت برای بازدیدکنندگان: روابط عمومی می‌تواند به ایجاد تجربه‌ای مثبت برای بازدیدکنندگان نمایشگاه کمک کند. این کار از طریق ارائه خدمات عالی به مشتریان، برگزاری رویدادها و فعالیت‌های جذاب و اطمینان از اینکه بازدیدکنندگان به تمام اطلاعات مورد نیازشان دسترسی دارند، انجام می‌شود.
5. تقویت روابط با ذینفعان: روابط عمومی می‌تواند به تقویت روابط با ذینفعان کلیدی نمایشگاه، مانند غرفه‌داران، بازدیدکنندگان، رسانه‌ها و مقامات محلی کمک کند. این کار از طریق ارتباطات منظم و شفاف و ایجاد حسن نیت انجام می‌شود.

در نهایت، استفاده از خدمات روابط عمومی در برگزاری نمایشگاه می‌تواند به شما کمک کند تا به اهداف خود دست پیدا کنید و یک رویداد موفق و به یاد ماندنی را برای همه شرکت‌کنندگان رقم بزنید. دکتر میرشاهی می گوید: در تجربه بنده در جایگاه مشاور شرکت نورد و تولید قطعات فولادی، ما اینها را به صورت مشخص پیاده سازی کردیم.  وی می افزاید: علاوه بر موارد ذکر شده، روابط عمومی می‌تواند در زمینه‌های دیگری نیز به برگزاری نمایشگاه کمک کند، از جمله:

1. جلب حمایت مالی: روابط عمومی می‌تواند به جلب حمایت مالی برای نمایشگاه از سوی حامیان مالی بالقوه کمک کند.
2. هماهنگی با پیمانکاران: روابط عمومی می‌تواند با پیمانکاران مختلف نمایشگاه، مانند پیمانکاران محل برگزاری، پیمانکاران غذا و نوشیدنی و پیمانکاران صوتی و تصویری، هماهنگی کند.
3. مدیریت داوطلبان: روابط عمومی می‌تواند داوطلبانی را که برای کمک به برگزاری نمایشگاه می‌خواهند، استخدام و مدیریت کند.
4. مدیریت بحران: روابط عمومی می‌تواند در صورت بروز هرگونه بحران در طول نمایشگاه، آن را مدیریت کند.

با استفاده از تخصص و تجربه یک متخصص روابط عمومی ماهر، می‌توانید مطمئن شوید که نمایشگاه شما به بهترین شکل ممکن برگزار می‌شود و به تمام اهداف خود دست پیدا می‌کنید.