۲۵ اردیبهشت ۱۴۰۳: روابط عمومی و اهمیت افکار عمومی درونی و بیرونی سازمانی

«مدرسه روابط عمومی»-در دنیای پویای امروز، افکار عمومی نقشی حیاتی در موفقیت یا شکست سازمان‌ها ایفا می‌کند. روابط عمومی به عنوان پلی ارتباطی میان سازمان و ذینفعانش، وظیفه‌ای خطیر در مدیریت افکار عمومی درون و برون سازمانی بر عهده دارد. این مقاله به بررسی اهمیت این موضوع و نقش روابط عمومی در ارتقای آن می‌پردازد.

سازمان‌ها در عصر حاضر در فضایی رقابتی و پویا فعالیت می‌کنند که در آن، افکار عمومی نقشی تعیین‌کننده در سرنوشت آنها ایفا می‌کند. ذینفعان مختلف، اعم از کارکنان، مشتریان، سرمایه‌گذاران و جامعه، همگی دارای نظرات و انتظارات خاص خود از سازمان هستند و این نظرات و انتظارات، شکل‌دهنده افکار عمومی پیرامون آن هستند.

اهمیت افکار عمومی درون سازمانی:

دکتر عادل میرشاهی، مشاور ارشد روابط عمومی معتقد است افکار عمومی کارکنان  از ابعاد مختلف برای سازمان اهمیت دارد:

• کارکنان به عنوان ذینفعان کلیدی: کارکنان، قلب تپنده هر سازمان هستند و تعهد و انگیزه آنها نقشی اساسی در موفقیت آن ایفا می‌کند. توجه به افکار عمومی درون سازمانی و ایجاد فضایی برای تبادل نظر و گفتگو، به افزایش تعهد، انگیزه و خلاقیت کارکنان منجر می‌شود.
• ارتقای کیفیت از طریق مشارکت: با در نظر گرفتن نظرات و پیشنهادات کارکنان در فرایند تصمیم‌گیری و حل مسئله، می‌توان به طور قابل توجهی کیفیت محصولات، خدمات و فرآیندهای سازمانی را ارتقا داد.
• کاهش تنش‌ها و تعارضات: مدیریت صحیح افکار عمومی درون سازمانی، به ایجاد همدلی، درک متقابل و حل و فصل تنش‌ها و تعارضات میان کارکنان و مدیریت کمک می‌کند.
• ایجاد محیطی پویا و کارآمد: با ایجاد فضایی باز و صمیمی برای تبادل نظر و مشارکت کارکنان، می‌توان محیطی پویا و کارآمد در سازمان ایجاد کرد که در آن، نوآوری و خلاقیت شکوفا شود.

اهمیت افکار عمومی برون سازمانی:

دکتر میرشاهی معتقد است که افکار عمومی همچنان که در درون سازمان اهمیت دارد، در بیرون از سازمان نیز باعث تغییرات چشمگیر در توسعه سازمان می شود:

• اعتبار به عنوان سرمایه راهبردی: افکار عمومی مثبت برون سازمانی، به مثابه سرمایه‌ای راهبردی برای سازمان تلقی می‌شود و به ارتقای اعتبار، شهرت و وجهه آن در میان مشتریان، ذینفعان و جامعه کمک می‌کند.
• افزایش سهم بازار و جذب مشتریان: جلب نظر و اعتماد مشتریان از طریق مدیریت صحیح افکار عمومی، به افزایش سهم بازار، وفاداری مشتریان و در نهایت، سودآوری سازمان منجر می‌شود.
• جذب سرمایه‌گذاری و شرکای جدید: افکار عمومی مثبت برون سازمانی، بستر مناسبی برای جذب سرمایه‌گذاران و شرکای جدید فراهم می‌کند و به تامین منابع مالی مورد نیاز سازمان برای توسعه و پیشرفت کمک می‌کند.
• کاهش ریسک‌ها و چالش‌ها: با مدیریت صحیح افکار عمومی و ایجاد درک متقابل با ذینفعان بیرونی، می‌توان ریسک‌ها و چالش‌های پیش روی سازمان را به حداقل رساند و از بروز بحران‌ها و پیامدهای منفی آنها جلوگیری کرد.

نقش روابط عمومی در مدیریت افکار عمومی:

مدیر مدرسه روابط عمومی در ادامه  نقش های روابط عمومی در مدیریت افکار عمومی را بر می شمارد:

1. ارتباطات اثربخش: روابط عمومی به عنوان پل ارتباطی میان سازمان و ذینفعانش، نقشی کلیدی در برقراری ارتباطات اثربخش و شفاف با آنها ایفا می‌کند. این امر از طریق استفاده از ابزارها و کانال‌های ارتباطی متنوع، مانند رسانه‌ها، شبکه‌های اجتماعی، رویدادها و انتشارات سازمانی، صورت می‌گیرد.
2. اطلاع‌رسانی دقیق و به‌روز: ارائه اطلاعات دقیق، به‌روز و شفاف به مخاطبان، از جمله وظایف اصلی روابط عمومی است. این امر به ایجاد اعتماد و درک متقابل میان سازمان و ذینفعانش کمک می‌کند.
3. بازخوردگیری و مشارکت فعال: روابط عمومی باید با ایجاد کانال‌هایی برای دریافت بازخورد از ذینفعان درون و برون سازمانی، از نظرات و پیشنهادات آنها در جهت بهبود عملکرد سازمان استفاده کند.
4. مدیریت بحران: در زمان بروز بحران، روابط عمومی نقشی اساسی در مدیریت افکار عمومی و حفظ وجهه سازمان ایفا می‌کند. این امر از طریق اطلاع‌رسانی شفاف، پاسخگویی به موقع و اتخاذ رویکردی همدلانه و مسئولانه صورت می‌گیرد.

دکتر عادل میرشاهی می نویسد: مدیریت اثربخش افکار عمومی درون و برون سازمانی، نقشی حیاتی در موفقیت و پویایی سازمان‌ها ایفا می‌کند. روابط عمومی به عنوان متولی ارتباطات و تعامل میان سازمان و ذینفعانش، وظیفه‌ای خطیر در این زمینه بر عهده دارد. با استفاده از ابزارها و استراتژی‌های مناسب روابط عمومی، می‌توان افکار عمومی را به طور موثری مدیریت کرد و از آن به عنوان فرصتی برای ارتقای عملکرد، افزایش اعتبار و توسعه پایدار سازمان بهره برد.

در نتیجه شما برای اداره روابط عمومی نیاز دارید که به نکات زیر توجه کنید:

1. تعهد به شفافیت و صداقت: صداقت و شفافیت در ارتباطات با ذینفعان، بنیان اعتماد و درک متقابل است.
2. تمرکز بر گفتگو و مشارکت: ایجاد فضایی برای گفتگو و تبادل نظر با ذینفعان، به درک بهتر نیازها و انتظارات آنها کمک می‌کند.
3. استفاده از ابزارهای نوین ارتباطی: استفاده از شبکه‌های اجتماعی، وب‌سایت و سایر ابزارهای نوین ارتباطی، به برقراری ارتباطی موثر و پویا با مخاطبان کمک می‌کند.
4. سنجش و ارزیابی مستمر: سنجش و ارزیابی مستمر افکار عمومی، به شناسایی نقاط قوت و ضعف و بهبود عملکرد در این زمینه کمک می‌کند.
5. با سرمایه‌گذاری در روابط عمومی و ارتقای جایگاه افکار عمومی در این حوزه، سازمان‌ها می‌توانند گامی بلند در جهت دستیابی به اهداف خود و خلق آینده‌ای روشن بردارند.

مدرسه روابط عمومی ضمن تبریک هفته روابط عمومی به همه کارشناسان، کارگزاران، مدیران، اساتید، فرهیختگان، اندیشمندان و اصحاب روابط عمومی، امیدوار است که در سال جدید، روابط عمومی ها بتوانند ضمن تکیه بر دانش و معرفت از طریق آموزش و مشاوره کیفیت خدمات خود را در سازمان ها ارتقا بخشند.