مدیران درگیر مسائل تخصصی روابط عمومی نشوند!

«مدرسه روابط عمومی»-درگیر شدن روابط عمومی در مسائل تخصصی در حوزه روابط عمومی همانند تماس حوزه ها می‌تواند معایب متعددی داشته باشد.

اما در روابط عمومی به دلیل اینکه اساسا همه افراد به نوعی یک ارتباطگر محسوب شده و تصور می کنند می توانند در کار روابط عمومی ورود کنند. 

1. از دست رفتن تمرکز: تمرکز اصلی روابط عمومی باید بر روی وظایف اصلی خود مانند ایجاد آگاهی از برند، مدیریت ارتباطات و حفظ روابط با ذینفعان باشد. درگیر شدن در مسائل تخصصی می‌تواند تمرکز روابط عمومی را از وظایف اصلی خود دور کند.
2. کاهش تخصص: روابط عمومی به طور تخصصی در زمینه‌های مختلف مانند ارتباطات، رسانه‌ها و بازاریابی آموزش دیده است. درگیر شدن در مسائل تخصصی که خارج از حوزه تخصص روابط عمومی است می‌تواند به کاهش تخصص و کارایی روابط عمومی در زمینه‌های اصلی خود منجر شود.
3. ایجاد تضاد منافع: درگیر شدن روابط عمومی در مسائل تخصصی می‌تواند منجر به ایجاد تضاد منافع شود. به عنوان مثال، اگر روابط عمومی درگیر تصمیم‌گیری در مورد یک محصول یا خدمات جدید باشد، ممکن است این نگرانی وجود داشته باشد که روابط عمومی به جای تمرکز بر روی منافع شرکت، بر روی منافع شخصی خود تمرکز کند.
4. کاهش اعتماد: اگر روابط عمومی در مسائل تخصصی دخالت کند و اطلاعات نادرست یا گمراه‌کننده ارائه دهد، می‌تواند به کاهش اعتماد ذینفعان به شرکت منجر شود.

چگونه روابط عمومی می‌تواند از درگیر شدن در مسائل تخصصی شان جلوگیری کنند؟

• تعریف وظایف و اختیارات: وظایف و اختیارات روابط عمومی باید به طور واضح تعریف شده باشد تا از درگیر شدن روابط عمومی در مسائل تخصصی خارج از حوزه اختیارات خود جلوگیری شود.
• ایجاد یک تیم متخصص: روابط عمومی می‌تواند با ایجاد یک تیم متخصص در زمینه‌های مختلف، از تخصص و دانش این افراد در مواقع نیاز استفاده کند.
• مشورت با متخصصان: روابط عمومی می‌تواند در صورت نیاز به تخصص خاص، با متخصصان آن حوزه مشورت کند.
• تمرکز بر روی وظایف اصلی: روابط عمومی باید تمرکز خود را بر روی وظایف اصلی خود مانند ایجاد آگاهی از برند، مدیریت ارتباطات و حفظ روابط با ذینفعان حفظ کند.
• ارتباط شفاف: روابط عمومی باید در مورد وظایف و اختیارات خود با ذینفعان شفاف باشد و از ایجاد انتظارات غیرمنطقی در ذینفعان جلوگیری کند.
• استفاده از مشاوره: ما می توانیم در این زمینه در کنار شما باشیم و با برگزاری جلسات مشاوره با مدیرعامل فعالیت های این حوزه را شفاف تر برای ایشان ارائه کرده و در نتیجه وضعیت روابط عمومی را با همراهی شما تثبت کنیم. 

روابط عمومی برای حفظ کارایی و اثربخشی خود، باید از درگیر شدن در مسائل تخصصی اجتناب کند. روابط عمومی می‌تواند با تمرکز بر روی وظایف اصلی خود، ایجاد یک تیم متخصص و مشورت با متخصصان، به طور موثرتری به اهداف شرکت کمک کند. برای آموزش و مشاوره با ما تماس بگیرید. 

اهمیت روابط عمومی در کسب و کارهای کوچک

«مدرسه روابط عمومی»-  بسیاری از فعالان در عرصه‌ی شرکت‌های کوچک یا شرکت‌های نوپا startup معتقدند که کسب‌وکارشان از فقدان روابط عمومی قوی آسیب می بیند. 

 بنا به گزارش اخیر انجمن رسمی بازرسان تقلب ACFE، به‌رغم این‌که شرکت‌های کوچک برنامه‌ی ضدتقلب را به شیوه‌ای گسترده‌تر نسبت به شرکت‌های بزرگ، اجرا می‌کنند، نتایج حاکی از آن است که میانه‌ی زیان‌هایی که در شرکت‌های کوچک رخ می‌دهد مشابه شرکت‌های بزرگ است، ولی اثر آن بر شرکت‌های کوچک‌تر به دلیل کوچک بودن ابعاد شرکت به مراتب بیش تر از شرکت‌های بزرگ است. در واقع این مساله نشان می دهد که روابط عمومی و رسانه به عنوان یک بازرس عمومی و عامل آگاهی از افکار عمومی به خوبی عمل نکرده است. 

 مزایای اصلی یک روابط عمومی قوی برای این قبیل شرکت‌ها، عبارتند از:

روابط عمومی ها می توانند سیگنال های داخلی مبنی بر انجام بد وظایف را دریافت کنند. 

•  به گزارش انجمن رسمی بازرسان تقلب، میانه‌ی ارقام زیان‌های شرکت‌های کوچک ناشی از تقلب حدود ۱۵۰ هزار دلار در سال بود. 
•  یک سیستم کنترلی مناسب می‌تواند از وقوع آن یا قرار گرفتن شرکت در خط قرمز، که به دلیل افزایش این تقلب‌ها رخ می دهد، جلوگیری کند.

روابط عمومی  می‌تواند از شهرت شرکت محافظت کنند. 

 شرکت‌هایی که به دلیل کیفیت عملیات، محصولات و خدمات‌شان سال‌هاست، شناخته شده و مشهور هستند و به دلیل این شهرت از مشتریان و کارکنان وفادار برخوردارند، با وقوع یک تقلب با کاهش شدید فروش یا از دست دادن بازار روبه‌رو می‌شوند. در نتیجه روابط عمومی می تواند با افکار سنجی پیش از وقوع هر رخدادی، مدیریت را در جریان اتفاقات قرارداده و استراتژی ارتباطی مناسب را پس از ایجاد تغییرات در سازمان اعمال کند. 

 به همین دلیل است که یک روابط عمومی قوی  مورد پشتبانی مدیریت در سازمان می‌توانند از وقوع چنین پیامد‌هایی جلوگیری کنند. در واقع روابط عمومی در سازمان های کوچک اهمیت بیشتری پیدا می کند. برای آشنایی بیشتر با این مقوله می توانید با ما در تماس باشید یا از مشاوره و آموزش ما استفاده کنید. 

قانون ۱۸۰۰-۱۸-۸ برای جلسات حضوری روابط عمومی

«مدرسه روابط عمومی»-  برای آنکه جلسه‌های کاری مفیدی داشته باشید، باید افراد که لازم است، را به جلسه دعوت کنید. ▫️در صورتی که تعداد شرکت‌کنندگان در جلسات زیاد باشند، با مشکل زمان و فقدان تمرکز در انجام هر چیز روبرو خواهید شد.

در صورتی که تعداد شرکت‌کنندگان خیلی کم باشد، با مسئله دیگری روبرو خواهید بود؛ یعنی تصمیم‌گیرندگان و ذی‌نفعان درستی برای تصمیم‌گیری نخواهید داشت. 

بنابراین هر جلسه‌ای دارای تعداد بهینه‌ای شرکت‌کننده است و لازم است، پیش از برگزاری جلسه بعدی خود، درباره قانون ۱۸۰۰-۱۸-۸ فکر کنید. 

اگر می‌خواهید مسئله‌ای را حل کنید یا می‌خواهید تصمیمی اتخاذ کنید، بیش از ۸ نفر به جلسه دعوت نکنید.

اگر می‌خواهید جلسه طوفان مغزی برگزار کنید، می‌توانید تا ۱۸ نفر را به جلسه دعوت کنید. 

اگر هدف از برگزاری جلسه اطلاع رسانی درمورد تعییرات و اتفاقات جدید است، تمام کسانی که باید از این خبر یا اتفاق جدید مطلع شوند را دعوت کنید. 

اما اگر قرار است کسانی که در جلسه شرکت‌ کرده‌اند به شما در مورد وقایع و رخدادهای جدید اطلاع دهند، تعداد شرکت‌کنندگان را بیشتر از ۱۸ نفر نکنید.

اگر هدف جلسه آن است که پیامی را به تعداد زیادی از افراد برسانید یا می‌خواهید به نوعی برای خود در سازمان وزن تعیین کنید، و قدرت خود را نشان دهید، حتی می‌توانید بیشتر از ۱۸۰۰ نفر را برای این نشست دعوت کنید. 

بنابراین، هر نشستی متناسب با هدفی که دارد، باید تعداد مشخصی شرکت‌ کننده داشته باشد تا جلسات به صورت اثربخش برگزار شوند. این کاری است که شما باید به عنوان مشاور مدیرعامل مطرح کنید. به خاطر داشته باشید که اثربخشی فعالیت های سازمان، دقیقا با کار روابط عمومی مرتبط است چراکه اگر جلسات اثربخشی نداشته باشید، بعدا باید پاسخگوی کاستی های سازمان به رسانه ها باشید. بنابراین می توانید از این قانون استفاده کنید تا اثربخشی کار را بالا ببرید. ما نیز در این مصاف در کنار شما هستیم. با ما در تماس باشید.