مدیریت مناسب ریسک، مهارتی با ارزش برای پروژه های روابط عمومی

مترجم: دکتر عادل میرشاهی (مشاور و مدرس سئو پی آر)
نگرانی ها درباره ریسک، اندیشه ما را به شدت تحت فشار قرار می دهند، مخصوصا از 11 سپتامبر 2001 به بعد که این مساله در ایالات متحده امریکا تشدید شده است. ما بسیار بیشتر درجریان و نگران ریسک های خود، سازمان و جامعه مان هستیم. بازتاب این، مدیریت ریسکی است که بخش اصلی از هر برنامه خوب روابط عمومی به شمار می رود.
ریسک در واقع به معنای شانس رخ دادن برخی چیزها قلمداد می شود که می تواند اهداف ما را تحت شعاع خود قرار دهد. احتمال و تاثیر ریسک در مواردی قابل ارزیابی است. برخی افراد فکر می کنند برنامه روابط عمومی درگیر ریسک نمی شود، چرا که آنها بیشتر به موارد عملیاتی از قبیل امنیت و ایمنی می اندیشند.
به هر تقدیر، ریسک یکی از عناصر در همه فعالیت های روابط عمومی به شمار می رود. اندیشیدن به ریسک هایی که ممکن است در درون یک سازمان ایجاد شوند، این ریسک ها می توانند: اشتهار به بدی و جدال عمومی، بحران های مشارکت، چرخش بد حمایت های مالی، مشاوره ضعیف برای مدیریت ارشد، ادعاهای مرتبط با محصول در ارتباطات بازاریابی، بهره مندی از شهرت در بازاریابی، و در رخدادهایی ناشی از حرکت های اشتباه شرکت باشند. بسیاری از متخصصان مدیریت ریسک معتقدند که ریسک شهرت مهمتر از سایر ریسک هاست و بیشترین ارزش مالی را در میان سایر ریسک های روابط عمومی  دارد.
فقط این هفته، لاستیک سازی گودیر، استرالیا مجبور به بازگشت حقارت آمیز شد. وقتی که دولت فدرال به شرکت ها دستور داد هزینه ای را برای «تبلیغات اصلاحگرانه» در روزنامه های اصلی درباره بازاریابی های گمراه کننده و اشتباه شان بپردازند. گودیر در سال 2007 و 2008 ادعا کرده بود که یکی از تایرهایش «موافق محیط زیست» است و «کمترین زیان را برای طبیعت دارد» و در فرآیند تولید از خروج دی اکسید کربن جلوگیری می شود و «تکنولوژی تایر عمر آن را افزایش می دهد.» و تایر باعث «کاهش هزینه سوخت» می شود. [که همه این موارد خلاف واقع بودند و این شرکت باید این موارد را در روزنامه های اصلی منتشر می کرد. وقوع چنین مواردی در ایران غیر ممکن به نظر می رسد.
شکی نیست که شهرت شرکت از این موضوع به خطر خواهد افتاد و بر میزان فروش اثر خواهد گذاشت. به وضوح در جایی که ادعاهای بی اساس اینچنینی مطرح شده اند، هیچ فرآیندی برای مدیریت ریسک وجود ندارد.
احتمالا اکثر ریسک های متداول متوجه زندگی روابط عمومی در رخدادهای سازمان است که طیف وسیعی از فعالیت های رسمی آن را از قبیل: جلسات عمومی سالانه، کنفرانس ها، جلسات توجیهی کارکنان و مشتریان و فعالیت های غیررسمی از قبیل: رخدادهای اجتماعی و فعالیت های شناسایی کارمندان را در برمی گیرد. ریسک در این رخدادها با اندکی فکر می تواند پیش بینی شده و به حداقل برسند.
به علاوه برای ظرفیت های ریسک در فعالیت های روابط عمومی، ریسک های متداول در همه حوزه های زندگی شرکت وجود دارند. ما بایستی این موارد را اعلام کنیم چراکه برای برقراری ارتباط بیان این ریسک ها در مشارکت های داخلی و خارجی و ریسک های عملیاتی مورد نیاز است.
منافع کلیدی حاصل از مدیریت ریسک:
· احتمال غافلگیری هزینه بر و ناخوشایند را کاهش می دهد.
· اطلاعاتی بهتر برای طراحی استراتژیک و تصمیم سازی مهیا می کند.
· به تخصیص واقع بینانه تر از منابع، به خصوص منابع مالی منجر می شود.
· نتایج به مراتب بهتری از برنامه ها و پروژه های ارتباطی حاصل می شود.
· با تنظیم نیازها، اقبال بیشتری می یابد.
· به دقت در تعریف دامنه پوشش بیمه ای مورد نیاز کمک می کند و می تواند هزینه های بیمه را به شدت کاهش دهد.
· مدیریت ریسک شامل فرهنگ، فرآیندها و ساختاری است که از طریق مدیریت موثر، فرصت ها، ظرفیت ها و اثرات مخرب در آن هدایت شده اند. نقش مدیریت ریسک شناسایی ظرفیت های ریسک و عمل برای کاهش شانس وقوع آن و کاهش شدت حوادت ضمنی در صورت وقوع ریسک می باشد. نکته اینکه فرآیند مدیریت ریسک می تواند فرصت های ظرفیت ریسک را شناسایی کرده و از این مشکلات و بحران ها فرصت بسازد و یا آن را تبدیل به مسائل قابل حل کند.
در موارد ساده، مدیریت بحران بایستی به این سه سوال جواب دهد:
1. چه اشتباهی رخ داده است؟
2. چه احتمالات و تاثیراتی از برخی اشتباهات حاصل می شود؟
3. ما چه کاری برای آن می توانیم انجام دهیم؟
مدیریت ریسک بایستی فرآیندی ممتد باشد که در مرحله طرح ریزی همه برنامه ها و پروژه های روابط عمومی  و ارتباطات آغاز شود.
هفت گام معمولا برای مدیریت ریسک استفاده می شود:
1. ایجاد شرایط.
2. شناسایی ریسک ها.
3. تحلیل ریسک ها.
4. ارزیابی ریسک ها.
5. تهدیدهای ریسک ها.
6. نظارت و بازبینی.
7. ارتباط و مشاوره.
بیشتر تصمیمات مدیریت ریسک در مقالات بعدی منتشر خواهند شد. مطالب ما را در شارا دنبال کنید.