مهارت‌های نرم مدیریت روابط عمومی؛ از برخورد با کارکنان بدقلق تا مدیریت تغییر

«مدرسه روابط عمومی»- مهارت‌های نرم از برخورد با کارکنان بدقلق تا مدیریت تغییرعنوان یادداشتی از دکتر عادل میرشاهی است که وی در آن به مهارت های نرم مدیریت روابط عمومی می پردازد. موفقیت و کارآمدی در دنیای امروز، فقط به مهارت‌های فنی و کلاسیک مدیریتی محدود نمی‌شود. مهارت‌های نرم و ظریف مدیریتی، تفاوت بین مدیران موفق و متوسط را رقم می‌زنند.

1. مهارت برخورد با کارمندان سرسخت و بدقلق:

حفظ آرامش و برخورد منطقی

جمع‌آوری مدارک و شواهد

ارائه فرصت دفاع به کارمند

ارائه راهکارهای اصلاحی

2. مهارت حرفه‌ای عمل کردن و حرفه‌ای ماندن:

حفظ خط و مرز بین کار و زندگی شخصی

برخورد یکسان با همه کارکنان

عدم تبعیض در محیط کار

3. مهارت مدیریت تغییرات:

مشارکت دادن کارکنان در فرآیند تغییر

ارائه راه حل و پیشنهادهای جدید

کاهش مقاومت در برابر تغییر

4. مهارت در هم شکستن مقاومت‌ها:

تفکر و تعقل قبل از عمل

دعوت به مذاکره و گفتگو

نرم کردن و انعطاف‌پذیر کردن افراد

5. مهارت واکنش نشان دادن به شکایات:

شنیدن و درک شکایات

سوال پرسیدن و نظرخواهی

تبدیل شکایت به فرصت

6. مهارت تمرین رفتارهای مطلوب:

وقت‌شناسی و ادب و احترام

تشویق به رفتار مثبت

7. مهارت تفویض اختیارات و مسوولیت‌ها:

تبیین وظایف و مسئولیت‌ها

اطلاع‌رسانی در مورد چالش‌ها

ایجاد حس مسئولیت‌پذیری و اعتماد به نفس

8. مهارت مدیریت اخلاق‌مدارانه:

رعایت اصول اخلاقی در محیط کار

آموزش اخلاق به کارکنان

ایجاد فرهنگ سازمانی اخلاق‌مدار

تکنیک های روابط عمومی برای مدیریت:

1. استفاده از لحنی جذاب و متناسب با مخاطب
2. حذف مطالب غیرضروری و اضافه کردن مطالب جدید
3. تغییر ترتیب مطالب برای انسجام بیشتر
4. استفاده از تصاویر و عناوین جذاب

با تقویت این مهارت‌های نرم، می‌توانید به عنوان یک مدیر موفق، به اهداف خود دست یابید و محیط کاری مثبت و پویا ایجاد کنید. در صورتی که نیاز به مشاوره و آموزش روابط عمومی دارید می توانید با ما در تماس باشید.

تئوری X و تئوری Y در روابط عمومی چه معنایی دارد؟

«مدرسه روابط عمومی»- تئوری X و تئوری Y دو دیدگاه متفاوت در مورد ماهیت انسان و انگیزه‌های او ارائه می‌کنند. این دو تئوری در روابط عمومی نیز کاربرد دارند و می‌توانند به درک بهتر رفتار مخاطبان و انتخاب روش‌های مناسب برای ارتباط با آنها کمک کنند. در ادامه این بحث در مدرسه روابط عمومی می توانید برای مشاوره و آموزش با ما تماس بگیرید. 

تئوری X

این تئوری دیدگاه منفی به انسان دارد و معتقد است که:

1. انسان‌ها به طور ذاتی از کار گریزانند و تا حد ممکن سعی می‌کنند از آن اجتناب کنند.
2. انسان‌ها غیرمسئول هستند و ترجیح می‌دهند که هدایت شوند.
3. انسان‌ها فاقد خلاقیت هستند و فقط می‌توانند وظایف ساده را انجام دهند.
4. انسان‌ها را باید با تهدید و تنبیه به کار واداشت.

تئوری Y

این تئوری دیدگاه مثبتی به انسان دارد و معتقد است که:

1. انسان‌ها کار را امری طبیعی و لذت‌بخش می‌دانند.
2. انسان‌ها مسئولیت‌پذیر هستند و تمایل به خودکنترلی دارند.
3. انسان‌ها خلاق هستند و می‌توانند در حل مسائل مشارکت کنند.
4. انسان‌ها را می‌توان با انگیزه‌های درونی مانند رضایت شغلی و احساس تعهد به کار واداشت.

کاربرد تئوری X و تئوری Y در روابط عمومی

در روابط عمومی، تئوری X و Y می‌توانند در موارد زیر کاربرد داشته باشند:

• انتخاب روش‌های مناسب برای ارتباط با مخاطبان:

اگر دیدگاه شما به مخاطبان بر اساس تئوری X باشد، از روش‌هایی مانند تبلیغات مستقیم و یک‌طرفه استفاده خواهید کرد. اما اگر دیدگاه شما بر اساس تئوری Y باشد، از روش‌هایی مانند گفتگو، تعامل و مشارکت مخاطبان استفاده خواهید کرد.

• ایجاد محتوا:

اگر دیدگاه شما به مخاطبان بر اساس تئوری X باشد، محتوای شما بیشتر بر اساس اطلاعات و دستورات خواهد بود. اما اگر دیدگاه شما بر اساس تئوری Y باشد، محتوای شما بیشتر بر اساس داستان‌سرایی، سرگرمی و تعامل خواهد بود.

• ایجاد روابط با مخاطبان:

اگر دیدگاه شما به مخاطبان بر اساس تئوری X باشد، روابط شما با آنها بیشتر بر اساس سلسله مراتب و کنترل خواهد بود. اما اگر دیدگاه شما بر اساس تئوری Y باشد، روابط شما با آنها بیشتر بر اساس اعتماد و همکاری خواهد بود.

تئوری های مهم در وابط عمومی:

تئوری نیازهای مزلو: این تئوری بیان می‌کند که انسان‌ها نیازهای مختلفی دارند و برای ارضای نیازهای رده بالاتر، ابتدا باید نیازهای رده پایین‌تر را ارضا کنند.

تئوری Expectancy: این تئوری بیان می‌کند که افراد زمانی انگیزه به کار دارند که انتظار داشته باشند تلاش آنها به نتایج مطلوبی منجر شود.

تئوری برابری: این تئوری بیان می‌کند که افراد تمایل دارند با دیگران به طور عادلانه رفتار شود.

با استفاده از تئوری‌های مختلف می‌توان به درک عمیق‌تری از مخاطبان دست یافت و روش‌های مناسب‌تری برای ارتباط با آنها انتخاب کرد.

در نتیجه هیچ یک از تئوری X و تئوری Y به طور کامل درست یا غلط نیستند. در واقع، انسان‌ها ترکیبی از ویژگی‌های هر دو تئوری را دارند. انتخاب تئوری مناسب برای استفاده در روابط عمومی به عوامل مختلفی مانند نوع مخاطبان، اهداف ارتباطی و فرهنگ سازمانی بستگی دارد.

استراتژی روابط کارکنان در روابط عمومی

«مدرسه روابط عمومی»- روابط کارکنان به تعاملات بین کارکنان و سازمان اشاره دارد. این تعاملات شامل ارتباطات، رفتارها و فرهنگ سازمانی می‌شود. روابط کارکنان قوی به افزایش تعهد، انگیزه و بهره‌وری کارکنان کمک می‌کند. در این یادداشت دکتر عادل میرشاهی به استراتژی روابط کارکنان در روابط عمومی می پردازد. 

نقش روابط عمومی در توسعه استراتژی روابط کارکنان:

روابط عمومی نقشی کلیدی در توسعه و اجرای استراتژی روابط کارکنان ایفا می‌کند. این نقش شامل موارد زیر است:

1. ارتباطات شفاف و مؤثر: روابط عمومی مسئولیت دارد تا اطلاعات مربوط به اهداف، استراتژی‌ها و عملکرد سازمان را به طور شفاف و مؤثر به کارکنان منتقل کند.
2. ایجاد فرهنگ سازمانی مثبت: روابط عمومی می‌تواند به ایجاد فرهنگ سازمانی مثبت و حمایتی کمک کند که در آن کارکنان احساس ارزشمندی و تعلق خاطر کنند.
3. مدیریت درگیری‌ها: روابط عمومی می‌تواند به حل و فصل درگیری‌ها بین کارکنان و مدیریت کمک کند.
4. برنامه‌های تعامل: روابط عمومی می‌تواند برنامه‌های تعاملی مانند جلسات، نظرسنجی‌ها و رویدادهای اجتماعی را برای ترویج گفتگوی آزاد و تبادل نظر بین کارکنان و مدیریت طراحی و اجرا کند.

اصول کلیدی برای توسعه استراتژی روابط کارکنان:

1. تعهد مدیریت: تعهد مدیریت به توسعه و اجرای استراتژی روابط کارکنان ضروری است.
2. ارتباطات شفاف: سازمان باید به طور شفاف با کارکنان در مورد اهداف، استراتژی‌ها و عملکرد خود صحبت کند.
3. بازخورد: سازمان باید به طور منظم از کارکنان بازخورد دریافت کند تا بتواند برنامه‌ها و خدمات خود را بهبود بخشد.
4. شناسایی و قدردانی: سازمان باید از کارکنان برای عملکرد خوبشان قدردانی کند.

مزایای استراتژی روابط کارکنان قوی:

1. افزایش تعهد و انگیزه کارکنان: کارکنانی که احساس ارزشمندی و تعلق خاطر می‌کنند، بیشتر به سازمان متعهد هستند و انگیزه‌ی بیشتری برای کار دارند.
2. کاهش نرخ ترک شغل: کارکنانی که در یک محیط کاری مثبت و حمایتی کار می‌کنند، تمایل کمتری به ترک شغل خود دارند.
3. افزایش بهره‌وری: کارکنانی که تعهد و انگیزه‌ی بیشتری دارند، productive تر هستند.
4. بهبود روابط با ذینفعان خارجی: یک استراتژی روابط کارکنان قوی می‌تواند به بهبود روابط با ذینفعان خارجی مانند مشتریان، سهامداران و رسانه‌ها کمک کند.

در اینجا چند نمونه از اقداماتی که می‌توان در روابط عمومی برای توسعه استراتژی روابط کارکنان انجام داد، آورده شده است:

• برگزاری جلسات منظم با کارکنان برای بحث در مورد مسائل مربوط به محیط کار.
• ایجاد یک سیستم بازخورد برای کارکنان تا بتوانند نظرات خود را در مورد محیط کار به اشتراک بگذارند.
• ارائه فرصت‌های آموزشی و توسعه‌ای به کارکنان برای ارتقای مهارت‌های آنها.
• تشویق کارکنان به مشارکت در فعالیت‌های داوطلبانه و اجتماعی.
• برگزاری رویدادهای اجتماعی برای ترویج تعامل بین کارکنان.

**با استفاده از استراتژی روابط کارکنان در روابط عمومی، می‌توان به ایجاد یک محیط کاری مثبت و کارآمد کمک کرد. در این مصاف می توانید از تجربه و دانش مدرسه روابط عمومی نیز بهره مند شوید. لطفا برای آموزش و مشاوره روابط عمومی با ما تماس بگیرید.