راز افرادی که در ارتباط برقرار کردن مهارت دارند، چیست؟

«مدرسه روابط عمومی»- به عنوان مدیر روابط عمومی شاید گاهی از خودتان پرسیده باشید که «راز افرادی که در ارتباط برقرار کردن مهارت دارند، چیست؟» در واقع همه چیز به رساندن پیام مربوط است. در این مقاله یاد می‌گیریم چگونه فن بیان خود را تقویت کنیم و واضح‌تر صحبت کنیم.

مدیران کسب‌وکار به ارتباطات اهمیت زیادی می‌دهند و اگر می‌خواهید ارتباطات مؤثری برقرار کنید، تسلط بر آنچه لازم است بگویید و چگونگی بیان آن، فاکتورهای مهمی هستند. یکی از عناصر ارتباط کلامی که معمولا اهمیت بیشتری دارد، شیوه صحبت کردن است. همه ما تا به حال با افرادی سروکار داشته‌ایم که صدای‌شان خیلی دل‌خراش، نازک یا مصنوعی بوده است. صحبت کردن بعضی افراد آنقدر ناخوشایند است که پیام گوینده را کاملاً خراب می‌کند. شما در چند قدم می‌توانید کیفیت، لحن، حالت بیان و صدای خود را بهتر کنید، فقط به دانستن چند فوت‌و‌فن ساده و تمرین آنها نیاز دارید. از فرصت استفاده کنید تا صدای خود، توانایی متقاعد کردن افراد و تعهدتان به متنی که می‌خوانید را تقویت کنید. این یعنی کسب‌وکارتان و میزان رضایت مشتریان‌تان ارتقاء می‌یابد و خدمات شما را بیشتر به دیگران توصیه می‌کنند. در ادامه، 11 راه برای تقویت فن بیان ارائه می‌شود:

1. شمرده صحبت کنید (واضح صحبت کردن)

با هر صدا و سرعتی که صحبت می‌کنید، «وضوح» کلید موفقیت شماست.

شنونده باید قادر باشد تمام کلمات را بشنود، بنابراین هر عبارت مبهمی می‌تواند این وضوح را از بین ببرد.

درست صحبت کردن را با تلفظ و ادای صحیح کلمات تمرین کنید.

کِیتی شوارتز، مدیر شرکت دورام، در کارگاهی که با موضوع بهبود مهارت سخنرانی و تقویت فن بیان برای کسب‌وکار در کالیفرنیای شمالی برگزار شد، به نکته مهمی اشاره کرده است: «یکی از کارهایی که می‌توانید انجام دهید تا وضوح کلام خود را بیشتر کنید، کم کردن سرعت است.»

افراد وقتی نگران هستند یا درباره آنچه می‌گویند تردید دارند، تمایل دارند سریع صحبت کنند.

همچنین او می‌گوید: «شمرده صحبت کردن نه تنها فهم شنونده را از صحبت‌های شما تقویت می‌کند، بلکه باعث می‌شود مطمئن و آرام به نظر برسید.»

معیاری خوب وجود دارد تا کیفیتِ سرعت گفتار خود را ارزیابی کنید، فرض کنید که شماره تلفنی را می‌خوانید، فردی که گوشش با شماست، باید بتواند آن را یادداشت کند. برای تمرین سرعت گفتار، رشته‌ای بلند از اعداد را بخوانید و حین انجام این کار آنها را در هوا یادداشت کنید، این تکنیک برای رسیدن به ضرب‌آهنگی عالی است.

2. با اعتمادبه‌نفس صحبت کنید.

«اِاِ…، سلام به همگی…، اسم من، اِاِ…، عادل....» متأسفانه باید بگویم کسی به ادامه این سخنرانی گوش نمی‌کند. این مثال نشان می‌دهد که چگونه نداشتن اعتمادبه‌نفس به همه‌چیز لطمه می‌زند، مخصوصاً به صدای شما.احساس کنید حرفی که می‌زنید، متعلق به خودتان است و با تمام اعتمادبه‌نفسی که در دنیا وجود دارد، صحبت کنید. فرض کنید می‌خواهید با کاراته‌بازی، تعدادی بلوک محکم را بشکنید، اندکی تردید باعث می‌شود به جای بلوک‌ها دست‌های شما بشکنند.

3. منظورتان را به‌درستی بیان کنید.

نکته قبل در مورد اعتمادبه‌نفس موقع صحبت کردن بود و این نکته مربوط به لحنِ صحبت کردن با توجه به موضوع مورد بحث است. وقتی با اشتیاق صحبت می‌کنید، مردم تفاوت را حس می‌کنند. شاید این نکته، بسیار لطیف و کمی نامحسوس باشد اما در حقیقت وقتی در متن‌تان طنین‌انداز شود، صدای‌تان قابل‌قبول‌تر و متقاعدکننده‌تر به نظر خواهد رسید.

4. خودپرستی را کنار بگذارید.

تقویت فن بیان - یادگرفتن از دیگران است.مایک تایسون  در این زمینه می‌گوید: باید در زندگی فروتن باشید، اگر فروتن نباشید، زندگی شما را فروتن می‌کند. برای تقویت این مورد می‌توانید خودتان را با افرادی احاطه کنید که بهتر از شما هستند.

5. از قدرت مکث استفاده کنید.

مکث، یکی از ابزارهای قدرتمند در فن بیان است. مکث به شما کمک می‌کند تا:

تأکیدتان را روی نکات مهم بگذارید.

به شنونده فرصت دهید تا حرف‌های شما را هضم کند.

به خودتان فرصت دهید تا افکار خود را مرتب کنید.

6. از حرکات فیزیکی مناسب استفاده کنید.

حرکات فیزیکی مناسب می‌توانند به صحبت‌های شما جان ببخشند و توجه مخاطب را جلب کنند. اما مراقب باشید که زیاده‌روی نکنید. حرکات فیزیکی باید طبیعی و متناسب با موضوع صحبت شما باشند.

7. از تن صدای خود به‌طور مناسب استفاده کنید.

تن صدای شما می‌تواند به انتقال احساسات شما به مخاطب کمک کند. برای مثال، اگر می‌خواهید نشان دهید که از چیزی عصبانی هستید، باید از تن صدای بلند و رسا استفاده کنید.

8. به مخاطب خود نگاه کنید.

نگاه کردن به مخاطب به شما کمک می‌کند تا با او ارتباط برقرار کنید و توجه او را جلب کنید.

9. از زبان بدن مناسب استفاده کنید.

زبان بدن شما می‌تواند به انتقال پیام شما به مخاطب کمک کند. برای مثال، اگر می‌خواهید نشان دهید که به صحبت‌های مخاطب خود علاقه‌مند هستید، باید به او لبخند بزنید و با او تماس چشمی برقرار کنید.

10. تمرین کنید، تمرین کنید، تمرین کنید.

بهترین راه برای تقویت فن بیان، تمرین کردن است. هر چه بیشتر صحبت کنید، در این کار مهارت بیشتری پیدا خواهید کرد.

11. از دیگران بازخورد بگیرید.

از دوستان، خانواده و همکاران خود بخواهید که به صحبت‌های شما گوش کنند و به شما بازخورد بدهند. این بازخورد می‌تواند به شما کمک کند تا نقاط قوت و ضعف خود را در فن بیان بشناسید و برای بهبود آنها تلاش کنید.

با استفاده از این نکات و تمرین کردن، می‌توانید فن بیان خود را تقویت کنید و به یک سخنران ماهر تبدیل شوید. ما نیز می توانیم به عنوان مربی شما را کوچ کنیم یا از مشاوره و آموزش ما استفاده کنید. به خاطر داشته باشید که اگر به مرور در روابط عمومی توانایی های خود را تقویت نکنید، اندک اندک از سیستم حذف می شوید. با ما در تماس باشید. 

هفت مهارت رهبری که اغلب مدیران روابط عمومی فاقد آن هستند

«مدرسه روابط عمومی»- نشریه فوربس در مقاله‌ای به هفت مهارت و ویژگی رهبری اشاره کرده است که اغلب مدیران، به‌ویژه مدیران روابط عمومی، فاقد آن هستند. در این  یادداشت قصد داریم که این موضوع را به مدیران روابط عمومی تعمیم داده و از دل آن به یک نتیجه گیری برسیم. لذا در ادامه به این هفت مهارت رهبری می پردازیم. 

۱. دریافت دیدگاه‌ها و نقطه نظرات دیگران:

ضعف: عدم توانایی در دیدن دنیا از نگاه ذینفعان مختلف مانند مشتریان، هیئت مدیره، کارکنان و نهادهای قانون‌گذار

راه حل: تلاش برای درک دیدگاه‌ها و نیازهای مختلف، برقراری ارتباط شفاف و فعال با ذینفعان

۲. کنترل هیجانات و احساسات:

ضعف: عدم توانایی در کنترل احساسات در موقعیت‌های چالش‌برانگیز

راه حل: تمرین تکنیک‌های مدیریت استرس، حفظ خونسردی و تمرکز بر حل مسئله

۳. کنجکاوی مفهومی:

ضعف: عدم تمایل به یادگیری و اکتشاف ایده‌های جدید

راه حل: تشویق به پرسشگری، خلاقیت و نوآوری، ایجاد فضایی برای تبادل آزادانه ایده‌ها

۴. تفکر انتقادی:

ضعف: عدم توانایی در تجزیه و تحلیل دقیق اطلاعات و اتخاذ تصمیمات منطقی

راه حل: ارتقای مهارت‌های تفکر انتقادی، آموزش پرسشگری و بررسی جوانب مختلف مسائل

۵. تفکر سیستمی:

ضعف: تمرکز بر جزئیات و عدم درک روابط و وابستگی‌های بین مسائل مختلف

راه حل: ارتقای دیدگاه سیستمی، در نظر گرفتن کل سیستم در هنگام حل مسائل

۶. فروتنی:

ضعف: اعتماد به نفس کاذب و عدم تمایل به پذیرش اشتباهات

راه حل: پذیرش نقص‌ها و نقاط ضعف، تمایل به یادگیری و رشد

۷. مربی‌گری:

ضعف: تمرکز بر دستورات و کنترل به جای توسعه و توانمندسازی کارکنان

راه حل: ارتقای مهارت‌های مربی‌گری، ارائه بازخورد سازنده، ایجاد فرصت‌های یادگیری و رشد برای کارکنان

با تقویت این مهارت‌ها، مدیران روابط عمومی می‌توانند به رهبرانی موثر تبدیل شوند و به موفقیت سازمان خود کمک کنند. شما می توانید برای موفقیت در رهبری، از  دوره های آموزشی و مشاوره های تخصصی ما بهره مند شوید. بدین منظور با ما تماس بگیرید. 

توصیه‌های مدیریتی برای مدیران روابط عمومی

برخی از بزرگان مدیریت در مورد رهبری و مدیریت نظرات ارزشمندی ارائه داده‌اند که می‌تواند برای مدیران روابط عمومی مفید باشد. در این یادداشت به موارد ذیل می پردازیم. در اینجا به چند نمونه از این توصیه‌ها اشاره می‌کنیم:

۱. توسعه مدیریتی در محل کار:

• ژوزف شرسن: "برنامه‌های توسعه مدیریتی ما در محل کار صورت می‌گیرد، نه در کلاس‌های مختلف آموزشی."
• تمرکز بر یادگیری تجربی و عملی به جای آموزش‌های تئوری
• ایجاد فرصت‌های یادگیری و رشد برای کارکنان در حین انجام کار

۲. شروع از پایین:

• هنری بلاک: "برای آنکه مدیر شوید باید از پایین شروع کنید هیچ استثناءی هم وجود ندارد."
• آشنایی با تمام سطوح و وظایف مربوط به روابط عمومی
• درک عمیق از چالش‌ها و نیازهای کارکنان

۳. عدم وابستگی به نظرات یک نفر:

• وارن بنیس: "یک مدیر نالایق اغلب به نصیحت و مشاوره آخرین کسی که با او صحبت می‌نماید گوش می‌کند."
• جمع‌آوری نظرات و دیدگاه‌های مختلف از افراد ذی‌صلاح
• تصمیم‌گیری بر اساس اطلاعات و تحلیل‌های دقیق

۴. جرات عمل برخلاف نظر متخصصان:

• جیمز کالاگان: "مدیر باید جرأت آن را داشته باشد که گاهی طبق نیاز برخلاف رأی متخصصان عمل کند."
• اتکا به دانش و تجربه خود در کنار نظرات متخصصان
• تصمیم‌گیری شجاعانه در مواقع ضروری

۵. مشارکت کارکنان در تصمیم‌گیری:

• جودیت باردویک: "هیچ چیز برای کارمندان ارزشمندتر از سهیم کردن آنها در چرخه تصمیم‌گیری نیست."
• افزایش انگیزه و تعهد کارکنان
• بهبود کیفیت تصمیم‌گیری‌ها

۶. مدیریت مشارکتی:

• واین بارلو: "مدیریت مشارکتی این است که افراد مناسب را در زمان مناسب در چرخه تصمیم‌گیری وارد کنیم."
• استفاده از تخصص و تجربه افراد مختلف
• ایجاد حس همبستگی و همکاری در تیم

۷. تذکر و اخطار قبل از اقدام انضباطی:

• موریس تراتر: "سرپرست باید قبل از هرگونه اقدام انضباطی، تذکرات و اخطارهای لازم را بدهد."
• ایجاد فرصت برای اصلاح رفتار
• حفظ نظم و انضباط در محیط کار

۸. جمع‌آوری اطلاعات:

• اندرو گراو: "جمع‌آوری اطلاعات به عنوان اساس کار مدیریت است برای همین است که اکثر وقت روزانه‌ام را صرف آن می‌کنم."
• شناخت دقیق محیط داخلی و خارجی سازمان
• تصمیم‌گیری بر اساس اطلاعات موثق و دقیق

۹. بازدید از قسمت‌ها:

• اندرو گراو: "یک راه کاملاً مؤثر برای کسب اطلاعات که توسط اکثر مدیران نادیده گرفته می‌شود بازدید از قسمت‌ها و مشاهده مستقیم وقایع است."
• ارتباط مستقیم با کارکنان و مشتریان
• مشاهده و درک بهتر چالش‌ها و مشکلات

۱۰. ملاقات با مراجعان:

• هنری مینتزبرگ: "شخصی مدیر را اینگونه توصیف می‌کند: مدیر کسی است که با مراجعان ملاقات می‌کند تا بقیه کارکنان به کارشان برسند."
• ایجاد روابط قوی با مشتریان و ذینفعان
• تقویت برند و چهره سازمان

۱۱. مشکلات مدیریت، مشکلات مردم:

• پیتر دراکر: "مشکلات مدیریت همیشه به مشکلات مردم تبدیل می‌شود."
• توجه به نیازها و خواسته‌های کارکنان
• ایجاد محیط کار امن و حمایتی

با استفاده از این توصیه‌ها، مدیران روابط عمومی می‌توانند مهارت‌های رهبری خود را ارتقا داده و به طور موثرتری به وظایف خود عمل کنند. به خاطر داشته باشید که مدیریت روابط عمومی یک موضوع تک وجهی نیست. شما باید با علوم مختلفی آشنا باشید که بتوانید روابط عمومی را به خوبی اداره کنید. ما می توانیم در این مسیر در کنار شما باشیم. برای اخذ مشاوره و آموزش های روابط عمومی با دکتر عادل میرشاهی در تماس باشید.